Office 365 Kayıt Yönetimi Saklama ve Arama ilkesi

Office 365 kurumsal e posta kayıt yönetimini anlatacağım makalemin ikinci bölümünde sizlere bir önceki makalede ‘’öğeleri belirli bir süre tut’’ ve ‘’isteğe bağlı sil’’ şeklinde süreli veya süresiz bir saklama ilkesi oluşturarak detaylı bir şekilde anlatmaya çalışmıştım. Bu makalede kayıt yönetiminde oluşturduğum saklama ilkesinden gerektiğinde bir mail, belge, Teams yazışmalarını gibi birçok içeriği aramayı ve nasıl dışarı alınıyor göreceğiz. Aşağıdaki görsellerde örnek olarak benim mailime gelen bir markanın reklam mailinden bir maili silip gerçek ortamda test ederek ve ardından eKeşif alanından arama yaparak bulmayı ve başarılı bir şekilde dışarı almaya çalışacağım. Öncelikle yönetici mail hesabımız ile admin center‘ a giriş yapıyor ve menüler bölümünde bulunan uyumluluk yönetimine girişi sağlıyoruz.

Resim -1

Resim -2

Uyumluluk yönetimi altında bulunan Temel bölümüne giriyoruz.

Resim -3

Dava dosyası oluştur diyoruz.

Resim -4

Dosyamız için daha sonrada unutmayacağımız bir ad belirtiyoruz. Bu arama dosyasını kaydederek istersek daha sonrada tekrar kullanabiliriz.

Resim -5

Görüldüğü gibi dava dosyası başarılı bir şekilde oldu. Arama üzerine tekrar tıklayarak aramanın hangi detay, tarih ve anahtar kelimeleri içereceği gibi yeni bir yapılandırma seçenekleri oluşturuyoruz.

Resim -6

Aramalar ve yeni arama seçeneği ile ilerliyoruz.

Resim -7

Bu adımda aramamıza tekrar ikinci adım olan arama ilkesi için bir önceki yapılandırmada ad benzerliği olmaması için farklı yeni bir ad belirtiyoruz.

Resim -8

Burada arayacağımız içeriğin konumunu belirtiyoruz. Ben tek bir mail sildiğim için Exchange posta kutusunda ara konumunu belirtiyorum.

Resim -9

Benim mailimden ve benim sildiğim bir ileti olduğu için ilgili mail adresi olarak kendi mail adresimde arayacağım.

Resim -10

İlgili konum ve mail kullanıcısını seçtikten sonra diğer adıma geçiyorum.

Resim -11

Anahtar sözcükler bölümüne yukarıda sildiğim reklam mailinin sadece adını yazmam yeterli oluyor. İkinci olarak aramanın yapılacağı tarih aralığını giriyorum. Ben tarih seçeneğini kullanıyorum. İstenirse koşul ekleden diğer seçeneklerden size daha avantajlı gelen seçeneklerden biri ile aramalarınızı yapabilirsiniz.

Resim -12

Bu adımda aramamızın detaylarının bulunduğu bir ön izleme görüntüsü sunuluyor.

Resim -13

Aramamız oluşturuldu. Bitti diyerek diğer adıma geçiyoruz.

Resim -14

Arama2 seçeneği üzerine tıklıyoruz.

Resim -15

Eylemler ve sonuçları dışarı aktar diyoruz.

Resim -16

Buradaki seçeneklerde değişiklik yapmadan dışarı aktar diyerek bir sonraki adıma geçiyoruz.

Resim -17

Dışarı aktar dediğimiz arama diğer sütunda dışarı aktarmalar bölümünde sistem tarafından ilgili bölüm altında oluştu.

Resim – 18

arama2_export seçeneği üzerine bir kez tıkladığımızda yanda açılan pencerede panoya kopyalayı bir kez tıklayarak bir sonraki pencerede istenecek olan ilgili işlemin güvenlik anahtarını kopyalamış oluyoruz.

Resim – 19

Aynı pencerede bulunan sağ çubuğu yukarı sürükleyerek üstte görülen sonuçları indir seçeneğini tıklayıp bir sonraki adıma geçiyoruz. Sonuçları indir seçeneği bir süre pasif görülecektir. Bunun nedeni ise arama işlemi devam ediyor ve aranan kriterlerin tarih aralığı ve dosya büyüklüğü boyutlarına göre değişecektir. Benim aramam çok kısa olduğu için 1 – 2 dakika içerisinde bu seçenek aktif hale geldi. Ekranı yenileyerek sizde aramanız boyutuna göre işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

Resim -20

Bu adımda aramın bir Microsoft tool ile gerçekleşeceği için ilgili aracın yüklenmesi ve açılması bildirimi bizi karşılıyor. Bu işlemleri yaparken mutlaka edge tarayıcısı kullanmanızı öneririm sorunsuz ve temiz bir işlem yapabilmeniz için bu önemli olacaktır. Diğer tarayıcılar ile de yapılabilir ama bazı uyumsuzluklar ve aksamalar yaşanabilir.

Resim -21

Yükle diyoruz.

Resim -22

eDiscovery Tool kurulumu tamamlandı ve ilgili ekranda bizden yukarıda kopyaladığımız güvenlik anahtarını üst çubuğa yapıştırmamız isteniyor, alt bölümde ise dışarı alınacak (export) edilecek PST dosyasının alınacağı konumun belirtilmesi isteniyor. İşlemi tamamladıktan sonra START diyoruz.

Resim -23

PST dosyası boyutuna bağlı olarak birkaç dakika içinde istenilen masaüstünde alana export edildi. Şimdi sırada Outlook programı ile sildiğimiz dosyayı pst dosyasında görünüyor mu ? Kontrol edeceğiz. Outlook – hesap ayarları – seçenekleri ile önceden masaüstünde export edilen PST dosyasını buluyoruz.

Resim -24

Veri dosyaları ve ekle seçeneği ile diğer adıma geçiyoruz.

Resim -25

PST dosyasını çift tıklayarak Outlook programı üzerinde gösteriyoruz.

Resim -26

Görüleceği gibi aradığım mail birkaç dakika içinde bir PST dosyasında sol alt çubukta belirdi. Hiçbir değişikliğe uğramdan aynı tarih, aynı klasör içerisinde bozulmadan geldi. Bunu bir Onedrive, SharePoint siteleri, Teams yazışması veya paylaştığınız bir belge olarakta istenilen arama filtrelemesi yaparak daha kapsamlı bir aramada oluşturabilirsiniz.

Resim -27